O problema
O documento existe, está atualizado e mesmo assim alguém em campo usa a revisão antiga. Não é falta de organização: é que encontrar a informação certa dentro de milhares de páginas depende de saber onde procurar. E quando a norma muda, ninguém tem certeza de quem estava usando a versão anterior.
- Revisão desatualizada circulando sem ninguém perceber
- Informação espalhada entre pastas, e-mails e grupos de mensagem
- Achar o procedimento certo depende de perguntar para alguém
- Sem registro de quem acessou qual versão, e quando
- Auditoria que exige provar controle de revisão e não só posse do documento
Para quem é
Gestão da qualidade
Engenharia e operação
Segurança do trabalho
TI e segurança da informação
Como funciona
Documentos entram com metadados, nível de acesso e responsável definidos.
Cada atualização vira uma versão nova, sem apagar a anterior, com notificação automática a quem tem acesso.
A IA encontra a resposta e aponta o trecho e a página do documento original.
Todo acesso, publicação e consulta fica registrado.
O que está incluído
Controle de versão sem perda de histórico
Busca com IA que cita a fonte
Confidencialidade por documento
Notificação automática de revisão
Fluxo de aprovação
Trilha de auditoria completa
Ganhos mensuráveis
Integrações
- Importação em lote do acervo existente
- Autenticação corporativa (SSO)
- Notificação por e-mail e push no aplicativo
- API para consulta a partir de outros sistemas
Normas atendidas
O controle de informação documentada e a trilha de acesso atendem ao que auditorias de qualidade e de segurança da informação costumam exigir.
Produtos que sustentam esta solução
Perguntas frequentes
A IA inventa resposta quando não sabe?
A resposta é sempre ancorada em um documento do seu acervo, com indicação do trecho e da página. Quando não há base documental para responder, isso é informado em vez de ser preenchido com suposição.
Nossos documentos confidenciais ficam expostos ao modelo?
O acesso respeita a permissão de cada documento: a busca só considera o que aquele usuário poderia abrir manualmente. Quem não tem permissão não recebe o conteúdo em resposta.
Dá para migrar o acervo que já temos?
Sim. A importação em lote traz os documentos existentes com seus metadados, e o histórico de revisão passa a ser mantido a partir daí.
Como as pessoas em campo acessam?
Pelo navegador do celular, com leitura protegida e sem necessidade de baixar o arquivo original.
O que acontece quando um documento é revisado?
A versão anterior é preservada e consultável, e todos com acesso ao documento são notificados automaticamente da nova revisão.
Prova social
O ganho mais citado não é o armazenamento: é parar de perguntar para o colega onde está a informação. A busca com citação da fonte muda o comportamento de quem consulta.