El problema
El documento existe, está actualizado y aun así alguien en campo usa la revisión antigua. No es falta de organización: encontrar la información correcta entre miles de páginas depende de saber dónde buscar. Y cuando la norma cambia, nadie tiene certeza de quién estaba usando la versión anterior.
- Revisiones desactualizadas circulando sin que nadie lo note
- Información dispersa entre carpetas, correos y grupos de mensajes
- Encontrar el procedimiento correcto depende de preguntarle a alguien
- Sin registro de quién accedió a qué versión, y cuándo
- Auditorías que exigen probar control de revisión y no solo posesión del documento
Para quién es
Gestión de la calidad
Ingeniería y operación
Seguridad del trabajo
TI y seguridad de la información
Cómo funciona
Los documentos entran con metadatos, nivel de acceso y responsable definidos.
Cada actualización es una versión nueva, sin borrar la anterior, con aviso automático a quien tiene acceso.
La IA encuentra la respuesta y señala el fragmento y la página del documento original.
Todo acceso, publicación y consulta queda registrado.
Qué incluye
Control de versión sin perder historial
Búsqueda con IA que cita la fuente
Confidencialidad por documento
Aviso automático de revisión
Flujo de aprobación
Rastro de auditoría completo
Ganancias medibles
Integraciones
- Importación masiva del acervo existente
- Autenticación corporativa (SSO)
- Notificación por correo y push en la aplicación
- API para consultas desde otros sistemas
Normas atendidas
El control de información documentada y el rastro de acceso atienden lo que suelen exigir las auditorías de calidad y de seguridad de la información.
Productos que sustentan esta solución
Preguntas frecuentes
¿La IA inventa respuestas cuando no sabe?
La respuesta siempre está anclada a un documento de tu acervo, con indicación del fragmento y la página. Cuando no hay base documental para responder, se informa en vez de rellenarlo con suposiciones.
¿Nuestros documentos confidenciales quedan expuestos al modelo?
El acceso respeta el permiso de cada documento: la búsqueda solo considera lo que ese usuario podría abrir manualmente. Quien no tiene permiso no recibe el contenido en la respuesta.
¿Podemos migrar el acervo que ya tenemos?
Sí. La importación masiva trae los documentos existentes con sus metadatos, y el historial de revisión se mantiene a partir de ahí.
¿Cómo acceden las personas en campo?
Desde el navegador del móvil, con lectura protegida y sin necesidad de descargar el archivo original.
¿Qué pasa cuando se revisa un documento?
La versión anterior se preserva y sigue consultable, y todos con acceso al documento son notificados automáticamente de la nueva revisión.
Prueba social
La ganancia más citada no es el almacenamiento: es dejar de preguntarle al colega dónde está la información. La búsqueda con cita de la fuente cambia el comportamiento de quien consulta.